Inventaire, désherbage et organisation de l’espace à la bib’ Cresson !

Compte-rendu du stage de documentation effectué par Sarah Redjimi (avril-juin 2016) à la bibliothèque du Cresson.

L’importance de l’inventaire dans une bibliothèque

L’inventaire est une étape essentielle dans la gestion d’une bibliothèque. Il permet de connaître le fonds documentaire en détail, ses particularités et ses problèmes. C’est donc une étape qu’il faut réaliser assez souvent, car le fonds peut changer au cours de l’année : perte de documents, nouveaux achats, documents abîmés, etc. Idéalement, l’inventaire se fait une fois par an, afin de préparer les achats et le désherbage pour l’année à venir. Il faut prendre en compte le temps que cela implique en plus des tâches quotidiennes : c’est une action qui nécessite une organisation poussée et une bonne gestion de son temps.

Il faut tout d’abord vérifier la présence physique des documents par rapport à leur présence numérique dans la base de données. Cela se réalise document par document en relevant le code-barre. Une procédure permet d’effectuer la comparaison avec les notices présentes dans la base de données. La bibliothèque du Cresson comporte environ 5000 documents, il faut donc procéder par étape et réaliser l’inventaire section après section : l’urbanisme, puis de l’éclairage…

Une fois tous les documents passés par cette vérification, et après le retrait de ceux qui sont en prêt, nous obtenons la liste des documents qui sont perdus. Cette liste est très importante et elle va évoluer au fil des mois : des documents vont être rapportés par des lecteurs qui avaient oublié de les emprunter, d’autres vont être retrouvés sur des bureaux, ou rangés à des endroits parfois incongrus ! Il s’agit ici d’être au plus juste dans l’estimation des pertes.

Cet inventaire nous permet donc d’avoir une liste exhaustive de tous les documents, par section, et de tous les exemplaires du même titre qui sont disponibles. Il nous permet également de connaître les documents perdus et de faire le tri dans ceux qui sont en retard (c’est l’occasion d’une piqûre de rappel aux emprunteurs !).

Le désherbage, une suite logique

Suite à l’inventaire, il faut effectuer une action de désherbage, c’est à dire éliminer certains documents afin de renouveler le fonds. Cette étape est indispensable dans une bibliothèque, car il faut que les nouveaux achats puissent trouver leur place dans la structure sans surcharger les étagères et que les documents qui ne sont jamais empruntés soient retirés au profit de documents plus pertinents ou plus récents.

Le désherbage a donc été effectué dans la bibliothèque du Cresson en mai 2016. Ont été retirés du fonds les documents trop vieux et en mauvais état qui n’étaient jamais empruntés, les documents qui étaient disponibles en plus de deux exemplaires ainsi les premières versions des rapports de recherche qui ont été réédités depuis par le Cresson avec de nouvelles pages de couvertures plus attractives.

Une réserve a été créée afin de conserver certains exemplaires qui sont susceptibles d’être encore empruntés. Les documents que nous ne souhaitions pas garder ont été mis en en libre-service à l’entrée de la salle des doctorants, faisant ainsi des heureux, ou donnés à la bibliothèque de l’Ecole Nationale Supérieure d’Architecture de Grenoble ou encore mis de côté pour ….à une école étrangère.

De cette façon, les étagères sont plus spacieuses et permettent de ne voir que les documents récents et/ou très pertinents au premier coup d’œil lorsqu’on entre dans la bibliothèque.

Statistiques : 678 documents retirés du fonds documentaire.

212 documents placés en réserve.

Voici un tableau du nombre de documents par section dans la bibliothèque, après le désherbage : à noter qu’une partie du fonds est classée par type de documents et une partie par thématique.

Documents par type :

Documents classés par thèmes :

Le réaménagement de l’espace

Grâce à l’inventaire et au désherbage des documents, il devient possible de réaménager la bibliothèque afin de créer un nouvel espace pour l’année à venir.

En l’occurrence, nous avons rangés de façon plus claire tous les documents pour qu’ils ne soient pas trop serrés et qu’ils ne s’abîment pas, nous avons mis certains périodiques dans des boîtes adaptées pour les conserver plus longtemps et nous avons légèrement modifié la signalétique afin que les emprunteurs puissent se repérer plus facilement.

A présent, la bibliothèque est épurée et prête à accueillir les achats qui seront effectués dans l’année à venir.

Le nouveau catalogue

Un des projets de l’année 2016 consiste en la refonte du portail public du catalogue de la bibliothèque. Le stage a été également consacré à sa mise en oeuvre. Une fois le fonds documentaire clair et remis à neuf, il a été possible de le valoriser grâce au nouveau portail documentaire PMB, Pagéo.

Cet outil est à mi-chemin entre le site web et le catalogue en ligne : en plus de la recherche disponible dans le catalogue et des fonctionnalités liées aux notices et aux comptes lecteurs, on peut trouver des contenus présentés sous forme de rubriques qui ont pour vocation d’informer. Ces informations concernent à la fois le fonds, les modalités et les partenaires et abordent également des aspects plus pratiques comme de l’aide et de la formation à l’utilisation de certains outils tels que HAL et Zotero.

Afin de mieux accompagner les usagers de la bibliothèque à ces changements, qui prendront effet à la mise en ligne du nouveau portail, un petit livret d’explication sera disponible dans la bibliothèque du Cresson. La mise en ligne devrait être effective fin 2016. En voilà déjà un avant goût !

Françoise Acquier

Chargée de ressources documentaires Equipe Cresson - UMR Ambiances Architectures Urbanités - Ecole Nationale Supérieure d'Architecture de Grenoble.

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