L’UMR AAU et les archives ouvertes. Bilan de 5 années d’archivage

L’année 2020 a été pour l’UMR l’occasion de faire un bilan à 5 ans de ses nombreuses et diverses productions. Les équipes se sont largement mobilisées pendant toute cette période autour des archives ouvertes. Nous pouvons alors nous poser la question suivante : que reflète la collection Hal de l’UMR par rapport aux publications recensées depuis 2015 ? Nous pouvons aborder cette question dans la mesure où nous gérons la bibliographie du laboratoire avec l’outil Zotero qui nous permet de couvrir un éventail plus large de productions que celles référencées par HAL.

La collection HAL AAU regroupe les collections des deux équipes (CRESSON, CERMA/CRENAU). Elle est actuellement riche de presque 1000 documents. Depuis janvier 2020, le règlement intérieur de l’UMR mentionne que « Toute publication issue de l’Unité doit faire l’objet d’un dépôt sur l’archive ouverte HAL ». L’équipe AAU-Cresson a été pionnière dans ce domaine en créant la collection de l’équipe en 2005 (avec la naissance du portail HALSHS) et en promouvant la règle du dépôt du texte intégral dès 2014 par un accompagnement soutenu auprès de ses membres.

Afin d’effectuer ce bilan nous avons utilisé les applications disponibles en ligne OcdHal, développé par l’équipe du Gipsa-Lab – Université de Grenoble Alpes (Patricia Reynier et Pascal Bellemain) et VizuHal, faisant partie d’une suite d’outils pour HAL développés par l’Université de Rennes 1. Grâce à l’outil OCdHal nous avons pu charger la collection (1777 références = notices+documents début décembre 2020) puis effectuer des exports CSV en sélectionnant des champs précis, retraités dans Excel.

A La collection HAL des publications de l’UMR

I Dynamique de dépôt dans la collection UMR

Les communications dans les congrès constituent la majeure partie des dépôts, suivies par les articles de revue et enfin les chapitres d’ouvrage. Très souvent en ligne, les articles de congrès sont facilement mobilisables pour être également archivés dans HAL. Les organisateurs de congrès autorisent assez aisément ce mode de valorisation/conservation. Les dépôts d’articles de revue bénéficient de la Loi pour une République Numérique (article 30, 2016), alors que le dépôt des chapitres d’ouvrage doit faire l’objet de demande au cas par cas auprès des éditeurs car pour l’instant assez peu d’entre eux ont déclaré leur politique en la matière.

Nb noticesNb documentsTotal
Communication 288301589
Article170237407
Chapitre144141285
Total des 3 types de doc6026791281
Autres documents190283473
Total7929621754+23 Annexes=1770
Etat Bilan en 2020 Hal AAU

1.1 Les évolutions dans le temps par type de document

De façon générale, une baisse de l’activité de dépôt est constatée sur la période étudiée. En 2016, une apprentie CNRS a été accueillie au sein du Cresson, qui s’est investie dans la formation individuelle de ses membres, et les communications du congrès Ambiances 2016 ont été intégralement mises en ligne sur HAL. Ces deux faits peuvent largement expliquer l’effet de pic en 2016 pour les communications dans les congrès. En 2018, les articles de revue ont été bien signalés, ce qui peut-être associé à un effet rebond lié à la Loi pour Une République Numérique. La baisse observée est soit liée à un désengagement de la part des membres de l’équipe, ce que nous ne croyons pas (espoir!), soit à un effet de bord lié au rattrapage, travail de rétro-dépôt engagé massivement les années auparavant.

Réalisé à partir d’exports CSV issus de l’outil OCdHal

1.2 Plus de dépôts de documents que de notices !

L’engagement originel en faveur de l’archivage du texte intégral est toujours bien marqué : 53% de moyenne sur la période 2015-2020. Mais nous observons des signes d’évolution. En effet, le taux de texte intégral déposé était de 57% en 2015 et baisse depuis pour être à 49 % en 2020. Le record de 2016 à 70% est à nouveau lié au dépôt des articles du congrès du Réseau International de Volos que nous avons déjà évoqué et dans lequel le laboratoire a publié massivement. En 2019 et 2020, pour la 1ère fois, la part de texte intégral est devenue minoritaire. En 2020 les modalités de récupération des publications des chercheurs CNRS dans le cadre des campagnes RIBAC (Recueil d’Informations pour un oBservatoire des Activités de reCherche en SHS) évoluent. Les productions scientifiques doivent être disponibles dans HAL pour être validées ce qui entraine une dynamique de dépôt, certes, mais réduite à l’apport de notices.

Source : VizuHal, 2. Portail ou collection : Evolution par période, https://halur1.univ-rennes1.fr/VizuHAL.php

L’évolution sur les 3 dernières années des dépôts (2018-2020) montre une très forte augmentation des dépôts sans texte intégral avec lien externe vers un PDF en Open Access : + 150 %. Il faut être vigilent sur cette tendance. Les sites hébergeant tous les types d’articles (revue, congrès…) ne sont pas toujours pérennes et certaines revues scientifiques en ligne disparaissent avant d’avoir été archivées. Il est fondamental de multiplier les lieux d’archivage et de favoriser HAL pour l’archivage à long terme des travaux de recherche. La question de la récupération par l’auteur des fichiers d’articles une fois validés par les comités demeure le point noir. Un problème nous est revenu plusieurs fois, relatif au postprint auteur : soit l’éditeur impose dès le début de l’écriture de passer par sa plateforme, et le chercheur ne dispose de fait pas de postprint sans mise en page éditeur, soit le chercheur n’ a pas gardé le fichier antérieur surtout s’il y a co-écriture …

Source : Vizuhal, 13 Portail ou collection : évolution sur une ou trois années https://halur1.univ-rennes1.fr/VizuHAL.php

1.3 Quel est l’écart entre la date de publication et la date de dépôt ?

Ce tableau permet d’observer le délai de mise en ligne dans HAL, chaque gradient de vert allant du clair au foncé représentant une année. Ainsi en 2015, les chercheurs ont déposé des publications parues les 5 dernières années et plus anciennes encore. Sur 2016 et 2017, le travail de rétro-dépôt s’est poursuivi. Mais en 2019 et 2020, les publications déposées étaient celle de l’année en cours ou de l’année précédente. Ainsi le travail de signalement au fil de l’eau se met en place, le réflexe du recours à l’archive est bien là pour enrichir son CV ou pour rendre accessible aux étudiants les articles mis en ligne. Cela pourrait expliquer en partie la chute de l’activité de dépôt, s’alignant ainsi sur la production réelle.

En 2020 les dépôt sont ceux de l’année en cours, et à l’opposé en 2005, les dépôts reflètent les publications antérieures. Réalisé à partir d’exports CSV issus de l’outil OcdHal .

II La qualité des dépôts

2.1 Présence de résumé et de mot-clés dans les notices

Les deux tendances sont donc une baisse des dépôts sur la période 2015-2020, ainsi que l’augmentation des notices au regard des dépôts de texte intégral. Pour l’année 2020, les résultats sont incomplets, car les statistiques datent de début décembre alors que nous savons que décembre est un fort mois de dépôt pour la mise en jour des CV…

Si la tendance est à une légère baisse pour ce qui concerne l’enrichissement en mot-clé et résumé des dépôts tous types de document confondus, on peut constater toutefois que les chercheurs prennent le temps de compléter leur dépôt : 75% des dépôts sont enrichis. Nous les incitons à modifier leur profil de dépôt en choisissant le formulaire non simplifié, nous prenons la main sur les dépôts pour les compléter si les données sont accessibles et ainsi la qualité des dépôts dans la collection est plutôt bonne !

Quantification des dépôts par année et % d’enrichissement par mot-clé et résumé

2.2 La généralisation de l’IdHal

Nous avons proposé de nombreuses formations aux membres de l’UMR concernant leur identité numérique, afin de les inciter à fusionner les formes auteurs, de créer leur idHal et de l’aligner avec les autres identifiants.
Sur les 191 auteurs référencés dans notre collection, 78 possèdent un idHal. La grande majorité des chercheurs permanents (ou en poste sur une longue durée) a bien un idHal, l’UMR comptant plus de 50 permanents (enseignant-chercheur, chercheur, associé, ingénieur).

III Quelle est notre marge de manœuvre pour augmenter les dépôts ?

3.1 Le site web AAU enrichi

Les pages des membres du laboratoire sur le site internet institutionnel peuvent être enrichies par le flux des dépôts en provenance des différentes collections auxquelles chacun a pu participer. Cette pluralité de sources permet au chercheur de rassembler l’ensemble de ses publications quelque soit son parcours professionnel. Communiquer auprès de tous les nouveaux entrants autour de cette fonctionnalité est un fort levier au dépôt.

Nathalie Audas, page chercheure sur le site de l’UMR https://aau.archi.fr/equipe/audas-nathalie/

3.2 Les articles de revues

A partir des références de notre base Zotero, nous constatons qu’entre 2015 et 2020, 85% des revues dans lesquelles sont publiés les articles du laboratoire ont adopté un modèle de libre accès (17% libre accès et embargo / 40 % libre accès total / 10 % libre accès avec APC / 18% modèle hybride).

Open Edition et Cairn sont très représentés comme dans toute la communauté SHS France. Science Direct, MDPI et Taylor & Francis sont ensuite bien présents et concernent surtout les revues d’ingénierie dans lesquelles le laboratoire publie.

57% des articles scientifiques de la période 2015-2020 (80 sur 140) ont été déposés en texte intégral dans l’archive ouverte HAL.

Là est notre marge de manœuvre. A l’aide de notre base Zotero nous pouvons identifier les articles non déposés, dans la mesure où chaque référence saisie comporte dans le champ « Archive » l’identifiant HAL de l’article s’il est déposé. Nous pouvons alors engager un travail d’accompagnement auprès des auteurs. Un corps à corps rétrospectif encore une fois !

A titre comparatif : sur la période 2015-2020, 39 chapitres ont été déposés pour 153 publiés ; 90 articles de communication sur 151 publiés. La collection représente donc entre 2015 et 2020, 47% de la production sur ces 3 types de publication. Là encore, une mobilisation plus soutenue est à appeler.

B L’engagement de l’UMR dans les archives ouvertes

I Numérisation et création d’une collection revue : Les cahiers du LAUA

Consacrée à l’urbain et ses transformations, la revue Lieux communs (créée en 1993 sous le nom des Cahiers du LAUA) a cessé de paraître en 2016. En 2020, l’archivage numérique de la revue a été décidée par la directrice du CRENAU et le responsable de la revue afin de rendre disponibles les dossiers des 18 numéros au sein d’une collection HAL dédiée. Outre la pérennité, ce choix permet de rendre accessible de manière libre et gratuite les articles édités, et donc de s’inscrire dans les engagements en faveur de la science ouverte de l’UMR. Le versement des fichiers nécessite l’autorisation des auteurs (presque 200 !) et la numérisation de plusieurs numéros de la revue, grâce à une convention avec la MSH Ange Guépin de Nantes. Une fois ce travail terminé, une notice de cette version numérique de la revue sera créée dans le catalogue du Sudoc avec l’attribution d’un numéro ISSN de revue électronique et un lien vers la collection HAL. La revue pourra aussi faire l’objet d’un signalement sur la plateforme Mir@bel, au même titre que la revue Ambiances.

II A chaque congrès international, sa collection !

Depuis 2008, date du 1er Congrès International Ambiances (Grenoble) qui se déroule depuis tous les 4 ans, le Réseau International Ambiances, qui rassemble une large part de la communauté internationale autour de la thématiques des ambiances, verse systématiquement environ 150 communications. Ainsi 3 collections sont présentes dans l’archive HAL. En 2021, naitra la 4ème collection pour le e-congrès qui s’est tenu en décembre 2020. https://ambiances2020.ambiances.net/

II Signalement des thèses dans TEL depuis 1992

Depuis 2001 (création de TEL) les thèses de l’UMR d’abord issues du DEA Ambiances Architecturales et Urbaines puis d’autres formations, ont été versées dans TEL, d’abord par les auteurs et les documentalistes du laboratoire, puis par le dépôt national des thèses (à partir de 2006). Les plus anciennes ont été numérisées par Crévilles (Centre de ressources électronique « études urbaines – villes » de la MSH de Tours) (feu…), puis par la Cité de l’architecture et du patrimoine pour l’ouverture en 2015 de sa Bibliothèque doctorale numérique . Ainsi 66 thèses de l’UMR sont répertoriées et archivées dans les archives ouvertes.

Bilan de ces 5 années d’archivage !

Le bilan de l’engagement de l’UMR en matière d’archives ouvertes montre une appropriation large et plurielle de HAL. La collection de l’UMR reflète la moitié de la production scientifique du laboratoire. La baisse de l’activité de dépôt est à prendre en considération et doit orienter notre politique incitative.

Les nombreuses ANR dans lesquelles sont engagées les deux équipes devraient largement soutenir/relancer l’effort de dépôt dans la mesure où l’ANR a choisi HAL pour valoriser les publications des recherches qu’elle finance. Tout porteur de projet s’engage en effet à déposer les publications scientifiques issues du projet de recherche dans une archive ouverte. Plus de 30 400 dépôts avec texte intégral sont référencés dans HAL avec la mention d’un financement de l’agence.

L’énergie que l’équipe d’accompagnement documentation-information doit maintenant mettre dans la mise en œuvre de services autour des données de recherche espère pourvoir compter sur l’autonomie et l’engagement des chercheurs et enseignants-chercheurs dans l’archivage de leurs publications !

Pour citer ce billet : Françoise Acquier et Laurence Bizien. 2020. L’UMR AAU et les archives ouvertes. Bilan de 5 années d’archivage. Le Cresson Veille et Recherche. En ligne : https://lcv.hypotheses.org/16511

Françoise Acquier

Chargée de ressources documentaires Equipe Cresson - UMR Ambiances Architectures Urbanités - Ecole Nationale Supérieure d'Architecture de Grenoble.

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1 réponse

  1. 1 janvier 2021

    […] donc, les Lab&docs AAU ont aussi établi le bilan de 5 années d’archivage de leur collection HAL […]

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