CasuHALathon à l’UMR AAU : retour d’expérience

Le laboratoire a publié en mars 2021 son engagement pour la Science Ouverte, dont le 1er axe est celui d’un soutien à l’archive ouverte HAL en se donnant l’objectif de 100% d’articles de revues en libre accès d’ici 2025, soit par le fait de l’éditeur, soit par l’accessibilité aux fichiers via l’archive HAL, soit les deux. Le bilan réalisé en décembre 2020 sur la collection AAU montrait que si le taux de texte intégral déposé était de 57% en 2015, il n’était plus que de 49 % en 2020 …Plusieurs pistes étaient alors envisagées pour augmenter ces dépôts, et la participation du laboratoire au premier HALathon national organisé par l’association CasuHAL, dans le cadre de ses Journées 2021, a été vue comme une opportunité pour inciter les chercheurs, enseignants-chercheurs et doctorants à déposer leurs publications en texte intégral. D’autant que plusieurs programmes de recherche, financés par l’ANR, nécessitent la mise en œuvre du Plan S (dépôt de la version acceptée pour publication dans une archive ouverte dès la date de publication). Après concertation avec la direction de l’Unité, cette participation a été publiée sur le site internet fin avril.

Nous avons été parmi les premiers à déclarer notre intention de participer (14 ième sur 69 participants) avec quelques autres UMR (Pacte, EVS, LISE, MIVEGEC, LIRMM), seul laboratoire de recherche des ensa.

Capture d’écran sur le site CasuHal de la participation au CasHALathon 2021

Avant l’événement, des actions d’accompagnement ont été mises en place 

Un premier mail a été envoyé fin avril pour informer l’équipe, inciter à déposer eux-mêmes leurs fichiers tout en proposant néanmoins de collecter les fichiers à déposer et de les déposer pour leur compte avec leur accord :

« La portée de cette opération nationale sera mesurée par l’alimentation en direct d’un baromètre des dépôts, mais notre objectif est surtout de vous accompagner et de vous guider dans la prise en main des versements de vos productions dans HAL : si une augmentation du nombre de texte intégral dans notre collection HAL en résulte, ce sera évidemment un plus ! Une fois que vous avez rassemblé les fichiers pdf (version auteur) de vos articles et chapitres d’ouvrage :

– Option Easy ! vous nous les envoyez avant le 24 mai

– Option Autonomie ! vous les déposez directement dans HAL entre le 24 mai et le 11 juin 2021

Pour vous aider dans vos dépôts :

* Nous avons rassemblé pour vous quelques astuces (Document joint)
* Nous vous proposons 1 ou 2 ateliers HAL au Cresson en présentiel
* Nous organisons 1 RDV en visio Nantes/Grenoble
* Lien vers l’Evento pour s’inscrire (les dates les plus communes seront retenues, fermeture Evento le 11 mai)
: https://evento.renater.fr/survey/halathon-aau-2021-hwle92cs

Merci pour votre participation ! Françoise, Laurence, Léa, Elisa »

Pandémie et confinement ont ralenti depuis mars 2020 le rythme des formations qui étaient normalement organisées au sein des deux équipes. Des prises de rendez-vous en présentiel avec les chercheurs ont été mises en place au CRESSON (18 mai et 3 juin), une formation commune aux deux équipes a été organisée en visio-conférence (27 mai) et des relances ont été régulièrement envoyées par mails, ainsi que dans la lettre d’information interne de l’UMR, afin d’encourager les équipes :

Extrait de la lettre d’information interne de l’UMR AAU
Mail envoyé au laboratoire

La portée de cette opération était mesurée, grâce à la collaboration du CCSD, par l’alimentation en direct d’un baromètre des dépôts. Les membres du laboratoire ont été tenus au courant de l’évolution de ce baromètre, pendant les 3 semaines du HALathon :

Tweet publiés pendant l’opération par les organisateurs

Clap de fin

L’objectif national a été atteint : du 24 mai au 11 juin, plus de 12 500 documents ont été déposés dans HAL. « Cette opération d’envergure nationale a été un véritable succès collectif ! »

Tweet publié le 11 juin, date de fin de l’opération

Pour le laboratoire, les formations en distanciel et présentiel ont permis la remobilisation de certains chercheurs (en cours de dépôt HDR par exemple) et la formation de jeunes doctorants qui sont déjà des publiants actifs. Nous avons ainsi formés 11 personnes qui à ce jour déposent en autonomie.

Formation en visio du 27 mai 2021

Par ailleurs nous avons engagé avec deux chercheurs un travail de dépôts rétrospectifs pour mettre à jour leur CV HAL. Tous les dépôts de fichiers effectués ne relevaient pas du périmètre de nos collections mais les chercheurs ont désormais un CV à jour complet dans HAL et seront plus enclin à continuer l’archivage de leurs publications dans HAL. Nous avons également déposé les articles des nombreux intervenants AAU au Congrès Ambiances 2020.

OcdHAL mai-juin, collection AAUNb de fichiers déposés – HALathon 202172
OcdHAL mai-juin, collection AAUNb de notices déposées – HALathon 202159
Taux de texte intégral sur la collection OcdHal 2004-2021Nb document/nb total 1080/194655%
Taux affiché sur la collection Hal AAUTaux d’Open Access (article de revue) après l’opération58%

Il est très intéressant de noter que le type de documents déposés se diversifie avec l’ajout d’un cours et d’une photographie dans la collection, mais surtout l’utilisation du champ « Données associées » pour ajouter le DOI attribué à des jeux de données et son url NAKALA

Capture d’écran du dépôt :https://hal.archives-ouvertes.fr/CRENAU/hal-03262455v1

Notre taux de texte intégral (toutes publications confondues) est à ce jour de plus 55% grâce à un engagement collectif que nous espérons avoir remotivé par cette opération. En tout cas, un grand merci à Léa et Elisa, les deux documentalistes stagiaires du CRESSON qui ont pris en main les ateliers en présentiel, ainsi qu’aux chercheurs et doctorants qui ont participé à ce challenge.

Ce challenge nous a permis de travailler de concert sur les deux sites du laboratoire et nous conforte par ailleurs dans l’idée de mutualiser des formations en visio-conférence autour de l’open access. La crise sanitaire nous ayant rendues « expertes » des outils distanciels, ce format est propice aux échanges entre chercheurs et doctorants des deux sites en dehors des rencontres annuelles, mais aussi avec nos chercheurs associés plus éloignés géographiquement.

Pour citer ce billet :

Laurence Bizien, Françoise Acquier. CasuHALathon à l’UMR AAU : retour d’expérience. Le Cresson Veille et Recherche, mis en ligne le 06/07/2021 sur https://lcv.hypotheses.org/17028

Bibliographie :

Françoise Acquier et Laurence Bizien. 2020. L’UMR AAU et les archives ouvertes. Bilan de 5 années d’archivage. Le Cresson Veille et Recherche. [En ligne] : https://lcv.hypotheses.org/16511

Delphine Le Piolet, Véronique Prêtre, Amandine Lustrement, Kamilia Abdani. 2021. Organiser un HALathon en 2020 à CentraleSupélec. [En ligne] : https://openarchiv.hypotheses.org/6184

Laurence Bizien

Documentaliste au Centre de Recherche Nantais Architectures Urbanités (CRENAU) ,équipe nantaise du laboratoire AAU (UMR Ambiances, Architectures, Urbanités)

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