Défis et dynamique de dépôt dans la collection HAL du laboratoire AAU-CRESSON : à la conquête de la machine à café !

Depuis 2020, le laboratoire AAU relance la dynamique d’archivage dans ses collections HAL en participant régulièrement à des défis de dépôts sur des temps courts. En avril 2023 l’équipe administratrice du portail HAL UGA a lancé l’idée d’organiser un HALUGAthon à l’échelle de l’Université Grenoble Alpes lors de la journée des correspondant.e.s HAL dans la perspective de fêter les 10 ans de sa création en novembre 2023. Durant les mois de mai et juin, comme chaque année depuis 2020, le club utilisateurs.trices casuHAL propose un défi dépôt pour l’ensemble des Universités et laboratoires ayant un portail ou une collection dans l’archive ouverte HAL.

Rachel Thomas, directrice du laboratoire AAU, nous a fortement incités à participer à ces deux temps forts, l’un national permettant de stimuler l’archivage dans HAL pour l’ensemble de l’UMR (avec Laurence Bizien en charge de la collection AAU-CRENAU notamment) et l’autre local permettant de poursuivre l’implication de l’équipe AAU-CRESSON au sein du réseau HAL-UGA. Porté par une équipe dynamique de collègues qui animent ce réseau de correspondant.e.s avec énergie et bienveillance, l’HALUGAthon avait tout pour nous motiver d’autant que le grand gagnant, c’est-à-dire le laboratoire qui aurait proportionnellement fait le plus de dépôts de texte intégral, aurait un prix concret et utile !!

Ce défi était prévu entre 1^er octobre et le 17 novembre 2023 minuit, la période était assez longue pour pouvoir s’investir tout en menant les chantiers propres au laboratoire. Et ils étaient nombreux ! L’ensemble du laboratoire était mobilisé depuis plusieurs mois pour assurer l’organisation du colloque international « Expériences sensibles, fabrique et critique des territoires en mutation du 6 au 8 novembre 2023 à Paris (Inalco) . En suivant les conseils d’une collègue du réseau de correspondant.e.s, nous avons alors recruté une stagiaire de L2 en architecture grâce au dispositif stages d’excellence financée par l’UGA. Ainsi pendant deux mois, entre juin et juillet, nous avons participé au casuHALthon et entrepris de préparer en amont ce défi local grâce à la présence active d’Emma Cholé (L2, ENSAG).

Notre objectif pour le HALUGAthon était à la fois de contribuer massivement au dépôt dans le portail HAL UGA mais également d’augmenter notre taux de texte intégral en ciblant plus particulièrement les articles de revues. Il s’agit là d’un objectif majeur pour le CNRS et inscrit dans les engagements pour la Science ouverte du laboratoire AAU. AAU-CRESSON ayant un taux de texte intégral global plus faible (60%) que celui de l’équipe partenaire du AAU-CRENAU (73%), l’idée était de gagner quelques points pour renforcer ce taux global au niveau de l’UMR.

Nous avons alors répertorié dans un tableur toutes les notices d’articles de revue déposées dans HAL et dont le fichier pouvait être déposable, car disponible en licence Creative Commons. Ce projet devançait en quelque sorte la nouvelle application de HAL, disponible depuis décembre 2023, qui suggère désormais tous les mois aux chercheur.e.s le dépôt de leurs articles, ayant un DOI, disponibles en libre accès avec une licence de partage. Puis dans un second temps nous avons récupéré tous les fichiers PDF des articles sur les portails, notamment OpenEdition Journals, dans des dossiers par chercheur afin, qu’à l’automne, je puisse leur demander leur accord pour effectuer ce dépôt pour eux.

Dès l’annonce du défi dépôt le 1^er octobre 2023, nous avons motivé l’équipe pour archiver des publications par des messages tout au long de la période et des temps de formation individuel ou collectif. Les dépôts effectués pour l’équipe autour des articles de revue ont permis de donner un élan et d’entrainer les membres de l’équipe à mettre à jour leur CV HAL. La formation « Gérer son identité numérique » donnée avec plusieurs collègues de l’ENSAG dont Audrey Carbonnelle (AECC) et Camille Lesouef (MHA) et avec la venue d’Anne-Christine Jacob (BAPSO-DSR)¹ dans le cadre du cycle form@doc, a permis de toucher doctorants et chercheurs de l’ENSAG au-delà de notre équipe et d’élargir également les thématiques.

Un élément clé du succès de ce défi collectif a été la mobilisation de Nicolas Tixier, directeur de l’équipe AAU-CRESSON sur plusieurs plans :

• Il nous a fourni de très nombreux documents dans la perspective d’avoir un CV HAL complet, précis et d’augmenter significativement son taux de texte intégral, le widget que le CV permet de faire afficher ;
• Il a relancé personnellement les doctorants qu’il encadre ou les chercheurs récemment entrés dans l’équipe dont il est le correspondant privilégié ;
• Et il s’est saisi de cette opportunité pour se lancer dans le dépôt de publications vidéos, en lien avec ses terrains de recherche, qui représentent un type de document peu présent au sein de notre collection HAL.

Les vidéos étant le plus souvent le fruit d’un travail collectif impliquant fortement les deux ingénieurs sons et médias du laboratoire, Cédric Pichat et juL McOisans et le doctorant Sébastien De Pertat, ces derniers ont donc été alertés par ces nouveaux dépôts effectués grâce au FTP du CCSD. Cela leur a fait percevoir l’archivage dans HAL d’une autre manière, et cela leur a donné l’idée et l’envie d’archiver les publications sonores et vidéos dont ils pouvaient être totalement concepteurs ou partenaires.

L’ensemble des membres du laboratoire a vraiment fait l’effort de rechercher des publications anciennes ou de mettre à jour leur profil HAL avec des publications récentes. Il y a eu également des contributeurs inattendus c’est-à-dire qui ne sont pas au quotidien au AAU-CRESSON et qui ont pourtant joué le jeu et perçu l’enjeu collectif.

Nb de fichiers mis en ligne au cours des mois d’octobre et novembre (délais de modération) calculé grâce à l’outil OCdHAL : Oct 28, Nov 88 : 116 fichiers

Enfin les éléments essentiels de motivation de ce défi sont, il me semble, l’organisation par l’université de proximité, le challenge avec les laboratoires amis ou voisins et avant tout le côté concret du prix : la perspective de gagner tous ensemble LA machine à café, comme un Graal !!!, dont nous avions tout à fait besoin et que les règles administratives ne nous permettent plus d’acheter !

Par ailleurs, pendant cette période, ont eu lieu les Open Science Days du 14 au 16 novembre 2023 sur la thématique liée aux 10 ans du portail HAL UGA : publication et édition scientifiques. Le CCSD, qui a créé et développe HAL entre autres, y était présent et la communication proposée par Hélène Begnis concernait notamment les « Ambassadeurs et Ambassadrices de HAL ». Lancé en 2022, « ce programme a pour ambition de nourrir le dialogue entre le CCSD et la communauté scientifique ». Le soin qu’apporte Nicolas Tixier à ses dépôts dans HAL le désignait tout naturellement comme postulant. Leur mise en relation a permis à Nicolas Tixier d’avoir cette juste reconnaissance et en intégrant ce programme, il devient Ambassadeur HAL.

Ainsi le HALUGAthon nous a permis deux avancées majeures en matière d’archives ouvertes : celle d’avoir obtenu le prix du plus fort laboratoire déposant de l’Université Grenoble Alpes² et la labellisation de Nicolas Tixier en tant qu’ambassadeur HAL, ce qu’il est sur le terrain depuis 2017.

Pour conclure, tous les arguments que nous pouvons porter en faveur des archives ouvertes (la façon dont l’HCERES va nous évaluer lors de la prochaine vague, la façon dont l’ANR impose les dépôts dans HAL pour toutes les publications issues des programmes qu’elle finance, la façon dont le CNRS impose le dépôt dans HAL à ses chercheur.e.s et par effet d’entrainement aux équipes UMR) sont certes fondamentaux, mais le plus fort levier n’est-il pas finalement le CAFE ??!!

1. Mission support à la publication en accès ouvert / Direction des services à la recherche – BAPSO-DSR [↩]
2. Nombre de dépôts par rapport au nombre de chercheurs global du laboratoire et nombre de dépôts par rapport au nombre de chercheurs UGA du laboratoire [↩]

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