Depuis 2006, nous disposons d’une collection de publications dans l’archive ouverte Hal-SHS à l’échelle de l’équipe Cresson et de l’UMR Ambiances Architecturales et Urbaines. En 2013, le pôle universitaire de Grenoble et de Savoie (dont l’Ecole Nationale Supérieure d’Architecture de Grenoble (ENSAG) est membre associé) a lancé le projet de portail Hal – Université Grenoble Alpes (projet piloté par Joanna Janick- MI2S et Lucie Albaret-SICD2). En proposant un appui technique pour l’import de notices et en dispensant des formations collectives pour les chercheurs in situ, puis relayées par les services de la BU Droit lettres au campus Sain-Martin d’Hères, Hal-UGA impulse une dynamique autour de l’archivage des publications dans les équipes de recherche au sein de la région grenobloise et chambérienne. En avril 2014, notre collection atteignait 140 publications en texte intégral, dans leur majorité, déposées par le centre de documentation. L’auto-archivage n’était pas une pratique répandue au Cresson. De la dynamique universitaire est née une mission confiée à Juliette Caillat, présente pour 3 mois au sein de l’équipe afin de valider sa Licence Professionnelle de l’IUT 2 de Grenoble¹.  Quelle place donner à cette collection dans la valorisation des publications de l’équipe Cresson ? Comment impulser la pratique d’auto-archivage et lever les freins à sa généralisation ?

Une collection plus ergonomique

Pour amorcer le changement, nous avons enrichi la collection de notices de documents publiés grâce au service Bib2Hal mis à notre disposition dans le cadre du portail Hal-UGA. Cet import massif de références issues des bilans d’activités établis depuis 2004, permet à la collection de couvrir une plus grande plage temporelle (1978-2014). Chaque chercheur peut retrouver une grande part de sa production au sein de l’équipe (142 articles – 369 notices). Ce “pré-archivage” des métadonnées est conçu comme un appel à l’ajout du texte intégral par les chercheurs. Le contenu de la page d’accueil de la collection a été revisitée pour être plus lisible et offrir davantage de services : décompte des publications, recherche avancée, lien vers la page d’authentification à son compte Hal.

Parmi les leviers qui peuvent amorcer l’appropriation de l’archive par les chercheurs on peut identifier les éléments suivants : le positionnement de la direction, la définition des rôles de chaque partie (chercheur, documentaliste), les questions juridiques (relations avec les éditeurs, droit des images) et enfin les pratiques de saisie.

Une direction forte

L’étude du SCD de Rennes en 2013² montre que les positionnement des directions d’équipe ou d’institutions sont des éléments fondamentaux de la réussite d’une politique d’archivage.

En matière d’archives ouvertes, les politiques strictement incitatives se sont avérées relativement peu efficaces (environ 15% de dépôts plein texte volontaires). Par contraste, les mandats institutionnels, dont le principe est de rendre ce dépôt plus ou moins obligatoire, permettent d’augmenter significativement la participation des chercheurs. Diverses enquêtes ont d’ailleurs montré qu’une majorité d’auteurs seraient disposés à archiver leurs travaux si un tel mandat les y contraignait.

La directrice du Cresson, Rachel Thomas, ainsi que le comité de direction ont répondu favorablement à notre sollicitation en transmettant un message clair à l’équipe³ :

“Il semble nécessaire de prendre une décision quant au statut et à la place de cette collection HAL pour le Cresson. Il s’agit à la fois :
– d’un outil de référenciation en interne des diverses productions de l’équipe, qui nous est très utile lors de la constitution des bilans quinquennaux. Dans ce cadre, le dépôt des notices – tel qu’il est fait actuellement – doit être poursuivi
– mais il est aussi un outil de mise en visibilité et de diffusion de nos thématiques et de nos productions scientifiques : à ce titre, le Cresson prend position pour que chaque chercheur et chaque doctorant dépose systématiquement le texte intégral de ses publications dans cette collection HAL.”

Des rôles clarifiés

Cette prise de position clarifie nos rôles et engage clairement la responsabilité des chercheurs sur le dépôt en texte intégral de ses publications. Le dépôt du texte intégral n’incombe pas aux professionnels de l’information qui peuvent alors se consacrer à la mise en place d’outils pour faciliter le travail d’auto-archivage des chercheurs. Il s’agit aussi de garantir la cohérence de la collection, d’ôter les doublons, de vérifier les affiliations… Fortes de ce positionnement, nous avons travaillé à lever les freins juridiques. Quels sont les droits du chercheur à déposer un article dans une archive ouverte ? Quelles sont les politiques des éditeurs ? Comment peuvent-ils les contacter ?

Mieux connaître la politique des éditeurs pour mieux déposer

Nous avons éclairé, d’une part, la question du droit des auteurs à l’égard des différentes versions d’un article dans un tableau de synthèse et d’autre part les politiques des éditeurs à l’égard des archives ouvertes par divers outils. Ce travail a été inspiré par celui mené parallèlement pour les laboratoires de l’université de Toulouse par Vincent Bêche, sous la responsabilité de Françoise Gouzi et dont le carnet Open Archive en restitue les résultats. Une page du blog intitulée La collection HAL du Cresson en présente les avancées. Pour les revues en architecture ou plus largement celles dans lesquelles publient les chercheurs du Cresson, il est très difficile d’en retrouver la politique à l’égard des archives ouvertes dans les répertoires connus, comme Héloïse ou SHERPA par exemple. Nous avons mis en place un tableur, simple à compléter collectivement, afin de répertorier ces politiques et ainsi avancer ensemble pour vous aider à déposer en connaissance de cause. On ne peut pas tout déposer !

Un guide de saisie champ par champ

Si les modes d’emploi pour accompagner les chercheurs dans leur dépôt dans Hal sont nombreux, nous n’avions pas trouvé de guide qui reprenne tous les champs par type de publication pour livrer les pratiques de saisie dans l’archive Hal. Nous avons établi un guide des “praxis” validé par le CCSD⁴. Ce tableur permet de guider pas à pas un dépôt dans le portail UGA dont l’une des spécificités est de proposer des types de documents spécifiques, non disponibles dans l’interface Hal : Articles de vulgarisation scientifique ; Documents associés à des manifestations scientifiques ; Note de lecture/Comptes-rendus d’ouvrages ; Traductions ; Édition critique (en cours). Il sera mis à jour avec les nouvelles pratiques dès lors que la nouvelle version de Hal sera en production.

Un accompagnement personnalisé

Si la page du blog ou les fichiers d’aide sont désormais des documents de référence pour nous, il n’en demeure pas moins que les temps de formation collective ou personnalisée nous permettent d’être au plus près des besoins des utilisateurs. Nous avons proposé 3 séances de travail à l’équipe : un temps collectif piloté par Lucie Albaret pour l’équipe de formatrices du portail de l’UGA à destination de deux équipes de recherche de l’ENSAG (MHAvert et CRESSON) qui a bien posé le contexte de création de ce nouveau portail et nous a beaucoup appris sur les pratiques de saisie des notices ; et deux temps d’échanges personnalisés, autour d’un ou deux chercheurs, pour présenter les services au chercheur (création de page web dynamique, export de publications), et aborder les aspects juridiques soulevés par différents exemples d’articles.
Les temps d’échanges personnalisés ont été très riches pour nous. Certains chercheurs souhaitent faire de leur page Hal, leur CV complet et exhaustif. D’autres préfèrent centraliser leurs publications et leurs PDF pour profiter de l’archivage pérenne qu’offre l’archive ouverte HAL. Le formatage des publications dans une page web rencontre un vif succès. Son insertion dans la page web du chercheur sur le site de l’ENSAG, du laboratoire, ou dans l’adresse mail séduit. Hal est vu comme un outil centralisateur à partir duquel le chercheur va mettre à jour ses différentes pages y compris Academia. Nous avons proposé un “TP de mise en ligne de fichier sur des notices existantes”, dont les propriétés avait été transférées préalablement au chercheur. Il a été très concluant. Le chercheur s’approprie son espace personnel et enrichit rapidement la notice avec le PDF. Si les préprints⁵ ou postprints⁶ des articles de colloque sont facilement conservés et mobilisables, il n’en est pas de même pour les articles de revues. Un chercheur n’avait pas conservé ses préprints, ni ses postprints auteur. Les éditeurs de revue faisant un vrai travail de relecture, de mise en forme et de choix d’illustrations, seul le pubprint⁷ avait été conservé. Suivant la politique de l’éditeur, il ne pouvait être mis en ligne qu’après une période d’embargo⁸.

Nous avons posé des jalons et militons pour faire du dépôt dans Hal une étape complémentaire de l’acte de publication comme le soulignait Thierry Buquet (Ifpo) qui intervenait sur le thème “Apport des réseaux sociaux pour la communication d’un laboratoire” lors de la Journée “Identité numérique et visibilité du chercheur sur le web”, MOM, Lyon, 7 décembre 2013. Conscientes que l’appropriation de l’archive sera propre à chacun, nous essayerons néanmoins de garantir une collection homogène dans ses métadonnées et d’en valoriser la richesse à travers les outils en place : Zotero, Scoop-it.

1. Information-Communication Métier des bibliothèques de la documentation et des archives numériques [↩]
2. Laurent Jonchère. 2013. Projet d’archive ouverte Université de Rennes 1. Synthèse sur les politiques institutionnelles de libre accès à la recherche. Rennes : SCD de Rennes 1, 35 p. Disponible sur  : http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/80/11/88/PDF/Synthese-politiques-LA-Jonchere-fev-2013.pdf (consulté le 2014-06-23 [↩]
3. Compte-rendu du comité de Direction du 15 mai 2014 [↩]
4. Centre de communication scientifique directe [↩]
5. Version auteur soumise à l’éditeur pour publication [↩]
6. Version auteur validée par les pairs avant sa mise en forme finale [↩]
7. Version de l’article mise en forme par l’éditeur et publiée [↩]
8. Délai à respecter entre la publication au format électronique de l’article (à défaut format imprimé si seul support de diffusion) et la mise à disposition en ligne et en libre accès d’une des versions de l’article dans une archive ouverte, un site web personnel ou un intranet [↩]

Juliette Caillat et Françoise Acquier

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