La collection HAL du Cresson

Mise à jour décembre 2015

Sommaire :

I. Relation avec les éditeurs
II. Mes droits et devoirs
III. Je dépose
IV. J’utilise les services offerts
V. Ma boîte à outils

Termes spécifiques :

Prépublication ou preprint : version auteur soumise à l’éditeur pour publication ;
Postpublication ou postprint : version auteur validée par les pairs avant sa mise en forme finale ;
PDF éditeur ou pubprint : version de l’article mise en forme par l’éditeur et publiée ;
Période d’embargo : délai à respecter entre la publication au format électronique de l’article (à défaut format imprimé si seul support de diffusion) et la mise à disposition en ligne et en libre accès d’une des versions de l’article dans une archive ouverte, un site web personnel ou un intranet.

I. Relation avec les éditeurs

Deux cas de figure…

1. Vous êtes sur le point de signer un contrat avec un éditeur pour une future publication.

– Lisez le attentivement,
– Le CNRS vous recommande de le négocier en proposant l’ajout de cette clause :

« L’auteur cède à titre exclusif le droit d’exploitation commerciale sur support imprimé …. mais conserve le droit d’archivage numérique de l’œuvre, en libre accès [immédiat / différé de … mois après publication], pour un usage non commercial, ce droit [incluant / n’incluant pas] le dépôt du PDF de l’éditeur. »

« The author hereby assigns the exclusive right of commercial use on a printed medium… but shall retain the right to digitally archive the text of his/her work, with open-access [immediate / deferred by … month(s) subsequent to publication], for non-commercial use, with said right [including / not including] the editor’s PDF file ».

L’idée est ici de pouvoir disposer clairement des différentes versions de votre article.

2. Vous êtes sur le point de publier un article sans contrat avec l’éditeur.

Vous n’avez pas tous les droits sur les différentes versions de l’article. Il est nécessaire de consulter la politique des éditeurs.

a) Elle est clairement déclarée

– dans les répertoires suivants :

– dans le tableau des politiques des revues du CRESSON mise à jour au fur et mesure des réponses collectées auprès des éditeurs.

b) Elle n’est pas référencée

Demander la aux éditeurs via un questionnaire préétabli (formulaire en français / formulaire en anglais), par courrier, courriel (mails types en français et en anglais) ou téléphone.

Nous vous invitons à partager les informations recueillies en complétant le tableau des politiques des revues du CRESSON !

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II. Mes droits et devoirs

1. Dans tous les cas

> je dois avoir les droits de diffusion sur les éventuelles illustrations : images, schémas, etc. (lettre de demande d’autorisation en français ou en anglais)

> je dois avoir l’accord des co-auteurs ou coordinateur scientifique s’il s’agit d’un chapitre d’ouvrage.

2. Quelle version de l’article déposer ?

L’auteur a besoin de l’accord de l’éditeur pour déposer la version numérisée/numérique du document édité (PDF éditeur) mais a la possibilité de déposer sa version auteur (preprint et postprint) en respectant les règles générales suivantes :

Mon document : Mes droits :
Pas (encore) publié
  • Preprint : Droit de dépôt.

Avant la publication, l’auteur reste détenteur des droits sur son texte. Il doit néanmoins informer l’éditeur que l’article qui lui est soumis est auto-archivé. Attention, cela peut être un frein à une publication ultérieure.

Publié mais pas de contrat signé
  • Preprint : Droit de dépôt.
  • Postprint auteur / PDF éditeur : Droit de dépôt si accord explicite de l’éditeur (réponse affirmative par écrit) OU si politique éditoriale ouverte déclarée (se référer au chapitre « Politique des éditeurs »).
Publié et contrat signé : sans clause explicite autorisant l’exploitation électronique exclusive du document par l’éditeur
  • Preprint : Droit de dépôt dans les conditions du contrat (période d’embargo éventuelle).
  • Postprint auteur / PDF éditeur : Droit de dépôt si accord explicite de l’éditeur (réponse affirmative par écrit) OU si politique éditoriale ouverte déclarée (se référer au chapitre « Politique des éditeurs »).
Publié et contrat signé : avec clause explicite autorisant l’exploitation électronique exclusive du document par l’éditeur
  • Preprint : Besoin de l’autorisation de l’éditeur pour déposer.
  • Postprint auteur / PDF éditeur : A priori pas le droit de déposer mais demande d’autorisation possible.

Astuce : Conservez les versions preprint, postprint auteur et PDF éditeur pour chaque publication. Cela permet, suivant le contexte (document publié ou non, avec ou sans contrat signé, avec ou sans clause explicite) et suivant la politique déclarée des éditeurs, de diffuser l’une ou l’autre des versions dans l’archive ouverte.

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III. Je dépose

Dans l’archive ouverte HAL via le portail institutionnel de l’Université de Grenoble Alpes : HAL-UGA.

Cette plate-forme répertorie la production scientifique de l’Université de Grenoble à laquelle l’École nationale supérieure d’architecture de Grenoble est associée.

> Pour un premier dépôt : inscrivez-vous
> Vous êtes déjà inscrit : authentifiez-vous

Astuce : Pour un dépôt simple et rapide, assurez-vous, au préalable, d’avoir :
– toutes les informations bibliographiques (référence complète du fichier numérique);
– le résumé dans la langue du document ainsi que les mots-clés séparés par une « ‘, »;
– votre fichier nommé sans
espace (utilisez à la place le tiret bas), sans caractère accentué ni signe de ponctuation.

1. Les préconisations de la modération de HAL

Les dépôts des notices avec le texte intégral sont modérés. La vérification s’appuie sur 3 grands principes :

> les champs obligatoires doivent être correctement remplis ;

> les métadonnées doivent décrire le document déposé ;

> les métadonnées doivent pouvoir servir à la rédaction d’une référence bibliographique précise et exacte.

2. Les trucs et astuces

a) Les métadonnées

Après avoir choisi le type de publication, remplir les champs de description en suivant le guide à la saisie par type de document ;

Ce guide a été établi à partir de la documentation en ligne sur Hal établie par le CCSD.

b) Les auteurs

– Recherchez votre forme auteur, affiliez-vous au laboratoire CRESSON / UMR Ambiances Architecturales et Urbaines pour les publications antérieures à 2015, puis la forme CRESSON / UMR Ambiances Architectures Urbanités pour les publications à partir de 2015,  et vérifier la validité de votre adresse mail.

La fonction d’un auteur peut être précisée depuis la nouvelle version de Hal V3, pensez-y pour les directions d’ouvrage ou de revue.

– Tous les auteurs doivent être saisis avec leur affiliation.

– Dans le cas d’un auteur qui ne serait pas affilié à un laboratoire, il faut « ajouter un laboratoire » avec comme nom = « Chercheur indépendant » et « établissement du laboratoire » = « sans ».

Info : L’affiliation de l’auteur (laboratoire d’appartenance et équipe de recherche) est celle valide au moment de la publication de l’article. Si un auteur a changé de laboratoire depuis la publication, c’est son affiliation au moment de la publication qui compte (cela ne modifiera donc pas son affiliation dans l’article publié).

c) Fichiers

– La taille maximale d’un fichier déposé est de 1 Go

– Version 1.4 minimum pour les PDF

Attention : contrairement au dépôt d’une référence, le dépôt d’un texte intégral n’est pas annulable ! Cependant, une autre version de l’article pourra être ajoutée.

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IV. J’utilise les services offerts

1. Créer la page web de mes publications

Plusieurs solutions s’offrent à vous :

Haltools

– A partir du portail HAL-UGA > Services > Créer une page web, vous êtes redirigé sur la plateforme Haltools de l’INRIA. Pour avoir toutes les publications, ne remplir que le champ Auteur(s). La recherche ne tient compte ni de la casse ni des accents. Choisir les critères de présentation des références bibliographiques, par exemple un affichage par année de publication, puis par type de publications, puis par titre, et Afficher. L’URL générée (en rouge) permet d’afficher les résultats (liste des publications) dans une page web. Vous pouvez insérer un lien vers cette page en signature de mail et dans la page web personnelle du site du Cresson. Exemples de pages Web : présentation « Rubrique encadrée » ; présentation « gris sobre ».

Le CV de Hal

– A partir de votre compte Hal, vous devez créer votre identifiant IdHal qui va vous permettre de rassembler toutes les formes auteurs vous concernant dans Hal. Vous pouvez alors y associer votre Idref, c’est-à-dire votre identifiant dans le Sudoc. Ensuite vous pouvez créer votre CV en choisissant les fonctionnalités à faire apparaitre. N’oubliez pas de vous présenter et d’ajouter une photo dans votre compte afin de l’illustrer. Pour plus de précisions, consulter la documentation de Hal.

2. Exporter mes publications pour créer une liste de références bibliographiques

A partir du portail HAL-UGA > Effectuer une requête, à partir de cette liste de résultats, vous disposez de plusieurs formats d’exports possibles :

a) Exporter des références dans Word en passant par Excel

Le format CSV peut vous permettre de récupérer vos références dans Word en suivant les étapes clairement exposées dans la présentation d’Odile Contat : HAL-SHS accompagner les chercheurs et les laboratoires : exporter les données, créer une page web, gérer une collection…

b) Exporter ses publications en choisissant le logiciel Zotero

A partir d’une requête dans Hal, ouvrez votre Logiciel Zotero, ou utilisez les icônes Zotero de la barre de votre navigateur. Vous pouvez alors récupérer les références de la page de résultats (page courante uniquement). Les références s’affichent dans la collection que vous aurez ciblée. Le test de ce jour  (12/2015) en choisissant le type Coins, m’a demandé de nombreuses corrections sur les notices crées dans Zotero. Mais cette méthode fait tout de même gagner beaucoup de temps, au regard d’une saisie manuelle. L’export vers Word avec le style de votre choix garantit une bonne qualité de présentation de vos références.

3. Mes alertes

S’authentifier dans le portail HAL-UGA > Mon espace > Mes alertes.

– Pour paramétrer une alerte sur les publications de l’équipe du Cresson, sélectionner les critères :  « Nom du laboratoire » contient « Ambiances Architectures Urbanités » OU « Nom du laboratoire » contient « Cresson ».

4. Suivre mes statistiques de consultation

S’authentifier dans le portail HAL-UGA > Mon espace > Mes statistiques.

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V. Ma boîte à outils

> Guide à la saisie : fichier

> Demande de droit de représentation d’une image : fichier français  et fichier anglais

> Synthèse des politiques des éditeurs du CRESSON : fichier

> Formulaires à remplir par les éditeurs : fichier français et fichier anglais

> Mails pour contacter les éditeurs : fichier français/anglais

 

 

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