Guide du déposant HAL – collection Cresson

Mise à jour novembre 2020

Sommaire :

I. Relation avec les éditeurs
II. Mes droits et devoirs
III. Je dépose
IV. J’utilise les services offerts

Termes spécifiques :

Prépublication ou preprint : version auteur soumise à l’éditeur pour publication ;
Postpublication ou postprint : version auteur validée par les pairs avant sa mise en forme finale ;
PDF éditeur ou pubprint : version de l’article mise en forme par l’éditeur et publiée ;
Période d’embargo : délai à respecter entre la publication au format électronique de l’article (à défaut format imprimé si seul support de diffusion) et la mise à disposition en ligne et en libre accès d’une des versions de l’article dans une archive ouverte, un site web personnel ou un intranet.

I. Relation avec les éditeurs

Deux cas de figure…

1. Vous êtes sur le point de signer un contrat avec un éditeur pour une future publication.

a) Le Cas d’un chapitre d’ouvrage ou d’un article de congrès

– Lisez le attentivement,
– Le CNRS vous recommande de le négocier en proposant l’ajout de cette clause :

« L’auteur cède à titre exclusif le droit d’exploitation commerciale sur support imprimé …. mais conserve le droit d’archivage numérique de l’œuvre, en libre accès [immédiat / différé de … mois après publication], pour un usage non commercial, ce droit [incluant / n’incluant pas] le dépôt du PDF de l’éditeur. »

« The author hereby assigns the exclusive right of commercial use on a printed medium… but shall retain the right to digitally archive the text of his/her work, with open-access [immediate / deferred by … month(s) subsequent to publication], for non-commercial use, with said right [including / not including] the editor’s PDF file ».

L’idée est ici de pouvoir disposer clairement des différentes versions de votre article.

– Conservez l’ensemble de vos accords écrits ou électroniques avec les éditeurs. Sans cet accord, vous n’avez pas le droit de déposer votre fichier auteur de chapitre d’ouvrage ou d’actes de congrès.

b) Le cas d’un article de revue ou d’une publication en série annuelle

Depuis la Loi sur la République Numérique de 2016, vous pouvez déposer la dernière version auteur validée par le comité de lecture de votre article de revue dans une archive ouverte.

Si la revue est en libre accès, vous pouvez déposer immédiatement votre version auteur, tout en mentionnant bien le lien vers l’article publié sur le site de la revue. Les dépôts en archive ouverte augmentent la visibilité des revues électroniques.

La Loi est au-dessus des recommandations ou des contrats signés auprès des éditeurs de revue (français ou étrangers). Si l’éditeur vous demande de patienter (embargo), ce délai ne peut excéder 12 mois (pour les SHS) après la 1^ère publication par l’éditeur.

Le formulaire de dépôt du fichier dans Hal vous permet d’indiquer la période d’embargo, de manière à ce que votre article soit publié automatiquement une fois celle-ci écoulée.¹)

2. Vous êtes sur le point de publier un article de revue sans contrat avec l’éditeur.

Vous être maître de votre dernier fichier auteur révisé. En revanche vous devez prendre connaissance de la politique de votre éditeur quant à l’archivage du PDF éditeur.

a) La politique de votre éditeur est clairement déclarée dans les répertoires suivants :

• Héloïse pour les revues francophones, éditées en France, Belgique et Suisse principalement ;
• SHERPA/RoMEO pour les revues anglophones ;
• Dulcinea pour les revues espagnoles ;
• Diadorim pour les revues brésiliennes ;
• OAKList Database pour les revues australiennes.

Vous retrouvez ces informations dès la saisie du nom de la revue dans les métadonnées de votre dépôt.

b) Elle n’est pas référencée

Cela est très souvent le cas en SHS. Demander la aux éditeurs par mail et conserver leur réponse.

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II. Mes droits et devoirs

1. Dans tous les cas

• je dois avoir les droits de diffusion sur les éventuelles illustrations : photos, schémas, croquis, cartes, etc. empruntées à d’autres personnes. Vous devez vous tourner vers l’éditeur pour lui demander qui possède les droits sur telle image qu’il a publiée et demander l’autorisation au détenteur ou au gestionnaire des droits (éditeur, auteur, organisme…)
• je dois avoir l’accord des co-auteurs et également du coordinateur scientifique s’il s’agit d’un chapitre d’ouvrage.
• je choisis d’auto-archiver mes publications ou pas. Le CNRS incite fortement les membres des UMR à le faire : à partir de la campagne 2020, la rubrique « publications scientifiques » des bilans d’activités des chercheurs CNRS (RIBAC) est alimentée par le flux HAL, sans qu’il ne soit possible de la modifier. Certains financeurs dont l’ANR impose que les publications issues de ses projets soient en libre accès.

2. Quelle version de l’article déposer ?

L’auteur a besoin de l’accord de l’éditeur pour déposer la version numérisée/numérique du document édité (PDF éditeur) mais a la possibilité de déposer sa version auteur (preprint et postprint) en respectant les règles générales suivantes :

Mon document :	Mes droits :
Pas (encore) publié	Preprint : Droit de dépôt Avant la publication, l’auteur est détenteur des droits patrimoniaux sur son texte.
Article de revue publié avec ou sans contrat	Fichier auteur : Droit de dépôt immédiatement si publication déjà en ligne 12 mois maximum à compter de la date de la première publication par l’éditeur. Si l’éditeur met en ligne avant les 12 mois l’article, l’auteur pourra alors immédiatement l’auto-archiver dans Hal. PDF éditeur Droit de dépôt si accord explicite de l’éditeur (réponse affirmative par écrit) OU si politique éditoriale ouverte déclarée
Chapitre d’ouvrage ou article de congrès	Fichier auteur ou PDF éditeur Droit de dépôt si accord explicite de l’éditeur (réponse affirmative par écrit) OU si politique éditoriale ouverte déclarée

 

Astuce : Essayez de conservez les versions preprint, postprint auteur et PDF éditeur pour chaque publication. Cela permet suivant les autorisations obtenues de diffuser l’une ou l’autre des versions dans l’archive ouverte.

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III. Je dépose

Dans l’archive ouverte HAL via le portail générique ou le portail HAL-SHS.

Astuce : Pour un dépôt simple et rapide, assurez-vous, au préalable, d’avoir :
– toutes les informations bibliographiques (référence complète du fichier numérique);
– le résumé dans la langue du document ainsi que les mots-clés séparés par une “‘,”;
– votre fichier nommé sans espace (utilisez à la place le tiret bas), sans caractère accentué ni signe de ponctuation.

1. Les préconisations de la modération de HAL

Les dépôts des notices avec le texte intégral sont modérés. La vérification s’appuie sur 3 grands principes :

• les champs obligatoires doivent être correctement remplis ;
• les métadonnées doivent décrire le document déposé et servir à la rédaction d’une référence bibliographique précise et exacte.
• Les illustrations doivent êtres légendées et créditées.

2. Astuces pour déposer

a) Conserver vos identifiants

En cas de perte ou de compte double, le support saura vous aider.
Support HAL <hal.support@ccsd.cnrs.fr>

b) Préférences de dépôts

Vérifier que vous avez bien paramétré vos préférences de dépôt avec la Vue Détaillée dans votre profil. La vue simple est trop limitée pour effectuer un bon dépôt.

c) Récupérer des métadonnées

• Si votre article a un DOI, copier le pour récupérer les premières métadonnées.
• Si vous déposer directement le PDF, une récupération de métadonnées va également s’opérer.

     Astuces :
     Indiquer titre, auteur, DOI, résumé sur la 1^ère page de votre article.
     Nommer votre fichier en utilisant une convention : nom_prenom_annee_titre.

d) Compléter les métadonnées

Après avoir choisi le type de publication, remplir les champs de description en suivant le guide à la saisie par type de document ; Ce guide a été établi à partir de la documentation en ligne sur Hal établie par le CCSD.

e) Choisir une licence pour les documents déposés

Plusieurs licences vous sont proposées : visionnez cette vidéo pour les comprendre.

Bien que ce champ ne soit pas obligatoire, vous êtes vivement encouragés à sélectionner une licence lors du dépôt de votre document afin de préciser les usages qui peuvent en être fait par vos lecteurs. Vous contribuerez à enrichir le patrimoine commun.

La licence la plus ouverte étant Domaine Public et la plus fermée CC BY NC ND².

La licence choisie est visible à l’affichage de la notice et est mentionnée sur la page de garde du pdf principal du dépôt HAL.

f) Les auteurs

Vérifier votre affiliation : choisissez celle qui correspond à la date de votre publication.
Si un auteur a changé de laboratoire depuis la publication, c’est son affiliation au moment de la publication qui compte.

Pour le Cresson, il existe 5 formes correspondant aux changements majeurs de tutelle.

• Prenez le temps d’affilier tous vos co-auteurs afin qu’ils puissent être alerté et récupérer ce dépôt dans leur CV Hal.
• La fonction d’un auteur peut être précisée, pensez-y pour les directions d’ouvrage ou de revue.

     Astuce : Dans le cas d’un auteur qui ne serait pas affilié à un laboratoire :
    « ajouter un laboratoire » avec comme nom = « Chercheur indépendant » et
    « établissement du laboratoire » = « sans ».

g) Fichiers

• La taille maximale d’un fichier déposé est de 1 Go
• Tous les formats sont acceptés puis convertis en PDF. Vous pouvez également importer vos propres PDF.
• Avec l’outil de correction de PDF du CINES https://facile.cines.fr/, vous pouvez générer des PDF plus pérennes.

Attention : Contrairement au dépôt d’une référence, le dépôt d’un texte intégral n’est pas annulable ! Cependant, une autre version de l’article pourra être ajoutée.

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3. Pratiques autour des types de dépôts

a) Communications

• Une communication orale peut être déposée avec le fichier de la présentation (PPT par ex).
• Pour une communication publiée dans des actes avant ou juste après la rencontre, cocher bien la case “avec acte”. Effectuez un seul dépôt.
• Si un livre ou une revue est publié bien après la rencontre, et que votre article issu de la communication est remanié (titre et contenu modifiés) :
  • choisissez le type “Chapitre d’ouvrage” ou “Article de revue”
  • ainsi vous pourrez conserver deux dépôts : la communication orale et l’article ou le chapitre remanié.

b) Un article ou un chapitre en plusieurs langues

Un de vos articles vient d’être publié dans plusieurs langues. Créer autant de dépôt que de langue et lier les notices entre elles.

Pour lier deux notices, aller dans :

• “Mon espace / Mes dépôts”,
• “Outils / Lier la ressource” -> Noter l’identifiant de la notice de l’article traduit
• Choisissez “est une version de”

c) Une direction de n° de revue

Choisir le type de document “Direction d’ouvrage, Proceedings, Dossier”. Vous pouvez alors prendre exemple sur ce dépôt pour formuler un titre explicite.

City, Architecture and Cinema. [coord. du dossier, N°34 Revue La Furia Umana]

https://hal.archives-ouvertes.fr/hal-01812149

 

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IV. J’utilise les services offerts

1. Créer le CV de ses publications

A partir de votre compte Hal, vous devez créer votre identifiant Hal “IdHal” dans votre profil, qui va vous permettre de rassembler toutes les formes auteurs vous concernant dans Hal. Vous pouvez alors le “configurer” y associer tous vos identifiants auteurs et ainsi conforter votre identité numérique sans rencontrer de problème d’homonymie.

Idref : clé de voute des services de l’ABES : Sudoc…
Viaf : identifiant de la BNF
ORCID : identifiant indépendant qui s’impose au niveau international.

Ensuite vous pouvez créer votre CV en choisissant les blocs d’information à faire apparaître et leur ordre. Présentez-vous et ajoutez une photo dans votre compte afin de l’illustrer.

N’oubliez pas de vérifier une fois par an la configuration de votre IDHal en y ajoutant les formes auteurs qui aurait pu être ajoutées par mégarde.

Exemple de CV :
https://cv.archives-ouvertes.fr/jean-paul-thibaud
https://cv.archives-ouvertes.fr/nicolas-tixier
https://cv.archives-ouvertes.fr/theo-marchal

2. Vérifier que vous êtes à jour dans vos dépôts

L’outil Hal Tools permet de créer une page web classée par date et par type de publication extrêmement lisible et pratique pour la vérification de ses dépôts (notice ou fichier).

https://haltools.archives-ouvertes.fr/

• Créer sa page web
• Saisisser votre idHal en chiffre par exemple. Vous pouvez le retrouver notamment avec cette URL Auréhal
• Puis cliquer tout en bas de la page sur Afficher.
• Cette URL peut être imprimée en PDF pour un travail de vérification avec votre CV personnel par exemple.

3. Compléter son profil ORCID avec ses dépôts dans HAL

Le déploiement de cette fonctionnalité s’inscrit dans le cadre de l’adhésion du CNRS à ORCID. Ce système permet une meilleure identification des chercheurs et renforce la représentation de la recherche française au sein d’ORCID.

1/ Connectez-vous à votre compte HAL

2/ Identifiez-vous sur ORCID

Aller en bas de votre profil sur l’onglet Add works/ Search and Link, et sélectionnez HAL.

Autorisez HAL à mettre à jour vos données dans ORCID

3/ Vous êtes alors basculé sur HAL et obtenez une liste de références à votre nom.

Si tout vous semble correct, vous pouvez sélectionnez l’ensemble des références de la page, puis les ajouter à votre compte ORCID. Vous pouvez également les ajouter une à une en choisissant “Envoyer vers ORCID”.

Dans votre profil ORCID, les références vont apparaître sous la forme d’une liste de titre avec leur lien vers HAL et le type de publication.

Vous pouvez classer vos références par le biais de la fonction Sort.

4. Enrichir ma page institutionnelle sur le site AAU

Le Cresson-AAU depuis 2014 a fortement incité et accompagné les membres de l’équipe à archiver dans HAL les notices et les documents associés à leurs publications. L’équipe s’est totalement appropriée sa collection à la fois comme archive des publications passées et comme archivage des articles au fil de l’eau. Cette politique incitative est aujourd’hui étendue à l’ensemble de l’UMR AAU.

Les pages personnelles des membres de l’UMR peuvent être alimentées par les dépôts en provenance de plusieurs collections HAL valorisant ainsi le parcours institutionnel du chercheur dans son ensemble. Un tag par collection identifie de façon claire les productions relevant des différents laboratoires d’appartenance.

Ex : https://aau.archi.fr/equipe/audas-nathalie/

 

Télécharger la fiche de ce billet :

 

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1. Le guide Je publie quels sont mes droits ? rédigé par le CoSO (collège compétences et GT juridique) (2ème édition 2020 [↩]
2. La licence Copyright est en fait la situation par défaut si vous ne choisissez pas de licence. Elle n’apporte donc pas de précision supplémentaire. [↩]